仕事の効率化を図り生産性を上げれば、優れた成果を出せるだけでなく、時間を有効活用できて残業などを減らすことができます。

仕事を効率化させるためには、現在抱えている仕事の全体像や目的を把握し、タスク管理を行うことが基本です。今行うべきことをリストアップし、それに掛かる時間、締め切り日、重要度を考えて優先順位をつけておけば、どの仕事から取り掛かるべきかが、すぐにわかります。リストアップをせず、頭の中だけでやるべきことを考えていると、するべき案件を取りこぼしたり、納期ギリギリになっても仕事が仕上がらなかったりといったトラブルにみまわれやすくなります。優先順位をつけてタスク管理をすることで、頭の中がクリアになり、仕事に集中できるのもメリットです。

生産性を上げるためには、仕事に集中できる環境を作ることも大切です。デスク周りを常に整理整頓しましょう。パソコンのデスクトップも同様です。デスクやパソコンのデスクトップがごちゃごちゃしていたら、必要なときに必要な資料やデータなどを取り出すことができません。資料などを探すだけでも時間のロスになり、生産性が下がります。

また、時短を可能にするツールを活用することもポイントです。パソコン操作ではショートカットキーを駆使する、Excelでマクロ作成やピボットテーブル機能を活用する、クラウドで情報を共有するなどの工夫をすれば、効率的に仕事を進めることが可能です。

仕事の全体像を把握し、優先順位を付け、整理整頓を心掛けて、パソコンなどのITツールで時短化を図ることは、生産性を上げるための必要不可欠なビジネススキルといえるでしょう。